この記事では、ファイリング用品の選び方について実例を交えて解説しています。
「ファイリングできない書類がたまってしまう。」
「ファイリングしたはずが、必要な書類がなかなか見つからない。」
「どんな収納用品を使ったらいいの？」
など、書類の片付けのお悩みは多いですよね。
まずは、どんな時にどんなファイリング用品を使ったらいいかを知っておくと、ズボラさんでも簡単に書類整理ができますよ。
書類整理の４つのポイント
- 立てて収納すること
- 簡単にファイリングできること
- 必要な書類を見つけやすいこと
- 要らない書類を捨てやすいこと
ファイリング用品使い分け。
ポイントは、しばらく「保管」するか？ 途中で「捨てる」か？
書類整理のポイントの一つ「要らない書類をすぐに捨てられること」に注目。
しばらく「保管」するか？ 途中で「捨てる」か？ によってファイリング用品を選びましょう！
保管に向いているファイリング用品
- 二つ穴式ファイル
- クリアポケットファイル
書類を貯めたくない場合に向いているファイリング用品
- クリアホルダー
- フォルダー
それでは、一つ一つ詳しく解説していきますね。
二つ穴式ファイル
保管する前提の書類は二つ穴式ファイルへ綴っていきましょう。
二つ穴式フラットファイル
役員の資料や子どもの学級通信など、発行された順番を崩さず綴っていきたいときに便利なのが二つ穴式フラットファイルです。
安価でメジャーなファイルですが、穴あけをしなくてはならないという点で、実はズボラさんにはハードルが高いファイリング法でもあります。
子どもがテストファイルに使っていますが、私はズボラなのでなるべく使いたくないファイリング用品です(^^;
また、途中で一部だけ捨てることも簡単にできないので、保管用としてのみ使用してください。
順番に綴って保管したい書類に使う
途中で処分する可能性がある書類に使う
１ファイルの中でカテゴリーを分類したい書類に使う
二つ穴式リングファイル
たくさんの資料をしばらく保管する場合は、二つ穴式のリングファイルがおすすめです。
リングファイル（バインダー）の良い所は好きな場所に書類を差し込めること。
このようにインデックスを付けて、書類を分類しながら綴っていくことができます。
資料が大量になる、分類しながら見やすく保管したい、という場合はリングファイルにしましょう。
「トレーディングカードリフィル」を関係者用の名刺入れに使っています。
また、穴あけしたくない資料を挟み込める、リングファイル用のクリアホルダーも売っています。
この２つは、とっても便利でした！
どちらも１００円ショップセリアで購入できます。
書類がたくさんあり、分類しながら保管したい書類に使う
穴あけが面倒なので、保管を前提としない書類には使わない方が良い。
クリアポケットファイル
お料理レシピや習い事など、保管しながら頻繁に見る書類はクリアポケットファイルが便利です。
クリアポケットファイルの良い所は、中身が傷まない点。
日付を見てびっくり！
こちらのレシピはもう、１０年以上前に印刷した物でした。
クリアポケットファイルは順番の入れ替えが面倒なので、順番を入れ替える可能性があったり、中身をカテゴリー別にしたい場合はリング式を選択してくださいね。
また、書類を捨てる時はひと手間かかるので、こちらも保管することを前提にした書類に使用しましょう。
レシピや習い事の書類など、保管しながら良く見る書類に使う
途中で処分する可能性がある書類に使う
クリアホルダー
書類は、こんまりさん曰く「全捨て」だそうです。
が‥‥なかなか、そうはいかないものですね。
ただ、書類のほとんどは保管しなくていいものであることも事実です。
登記資料や保険証券などの重要書類以外は、捨てる前提で保管しましょう。
いずれ処分する前提の書類をファイリングするのに使うと良いのがクリアホルダーです。
なぜなら、穴あけ不要だからです。
穴あけ不要なら簡単にファイリングできますし、捨てるのも簡単です。
ポイントは、種類別に分けること。
例えば学校関係の場合、「一年間保存したい書類」「保管期限が１週間単位の学年通信」「重要度が低いイベントの書類」などで分類し、ラベルを貼っておきます。
また、新しい書類は常に上に重ねていくと、日付の古い書類は後ろにたまっていきますので、クリアホルダーがいっぱいになっていたら後ろの方からごそっと処分することができますよ。
提出用の書類に使う
期限が過ぎたら処分したい書類に使う
順番に綴っていきたい書類に使う
★取扱説明書など厚みのある書類は、マチ付きのクリアファイルが便利です。
フォルダー
フォルダーでのファイリングも穴あけ不要です。
紙のタイプはお好みの厚みにできるので、取り扱い説明書などのファイリングのもよいですね。
専用のファイルボックスと組み合わせて使います。
横向きに収納するので、奥行きの確保できる棚があればOK。
縦置きしかできない棚の場合は、不向きです。
取扱説明書など、厚みのある書類の保管に使う
カテゴリー別に分類したい書類に使う
順番に綴っていきたい書類に使う
奥行きが確保でききない棚に収納したい場合
ファイリング用品の使い分け、まとめ
書類はたまる一方なので、とにかく捨てやすいことが大事！
保管目的か？期限が過ぎたら捨てるか？によって、ファイリング用品を使い分けて、書類が貯まらない生活を目指しましょう(^^)
